De fleste ansatte ser frem til å ta seg en ferie hvert år. Men for å få mest mulig ut av ferien er det viktig å organisere arbeidet og arbeidsområdet sitt på forhånd. Dette gjøres for å kunne slappe av uten å måtte bekymre seg for oppgaver som ikke er blitt fullført. Så hvordan bør du organisere deg på jobben? Ved å støtte teamene i denne forbindelse, bidrar man til at ansatte kan forlate jobben med en god følelse og at produktiviteten deres forbedres når de kommer tilbake. Denne artikkelen gir deg 5 tips for hvordan du kan organisere deg på jobben før du drar på ferie.
Se våre sommerprodukter
Tips 1: Prioritere
For å organisere deg på jobben før du drar på ferie, er det en god idé å starte med å prioritere oppgavene dine. Men hvordan lager man sin egen organisering?
Det første som bør gjøres er å lage en gjøremålsliste. Denne listen bør inneholde alt som må gjøres mens den ansatte er på ferie. Deretter bør man avgjøre hvor presserende hver av disse tingene er, avhengig av kortsiktige og langsiktige mål.
Oppgaver som bidrar direkte til å oppnå mål bør vurderes som viktigere enn andre. Alt som må gjøres umiddelbart eller så snart som mulig er mer presserende enn andre. Til syvende og sist kan det som er mindre presserende utsettes til den ansatte kommer tilbake på jobb.
Etter at viktigheten og tidsfristen for hver av oppgavene er blitt etablert, kan de så prioriteres. De viktigste og mest presserende oppgavene bør selvfølgelig håndteres først. Denne typen prioritering vil hjelpe folk som skal på ferie med å fokusere på de viktigste tingene før de drar. Det reduserer også stress forbundet med arbeid.
Tips 2: Planlegg deadlines og forutse returen din
Når det gjelder å ta seg fri, er det noen som bekymrer seg for å sette det de jobber med på pause. Bedriften stopper ikke opp mens den ansatte er borte. Noen oppgaver må fullføres i tide for å fullføre et prosjekt. Det er derfor viktig for trivselen hos de ansatte at man planlegger tidsfrister frem i tid.
Dersom det er mulig, bør viktige oppgaver som forfaller under fraværet adresseres før man drar. Ellers må de utsettes til etter ferien. Planleggingsverktøy som delte elektroniske dagbøker eller programvare for prosjektstyring kan være nyttige for å unngå å glemme noe. På samme måte bør alle papirdokumenter arkiveres på en skikkelig måte og skrivebordet ryddes før man drar, slik at den som tar over oppgavene lettere finner det de leter etter.
Rett før man reiser på ferie, kan de ansatte oppdatere e-postsignaturen sin for å vise når de er borte fra kontoret, slik at alle (partnere, klienter osv.) holder seg oppdatert.
Det kan virke kjedelig å måtte administrere alle disse tidspunktene. Det betyr imidlertid at de ansatte kan komme tilbake på jobb med en klar oppfatning av alle oppgaver som må håndteres, og være mest mulig effektiv fra det øyeblikket de er tilbake. De vil være mer avslappet og kunne administrere tiden og arbeidsmengden sin på en bedre måte, noe som får en positiv innvirkning på både arbeidstilfredshet og prestasjonsfølelse.
Tips 3: Kommuniser med kollegene dine
Kommunikasjon er nøkkelen til å organisere arbeidet ditt på en effektiv måte før du tar fri. Ved å snakke med kollegene dine, sørger du for at alt blir tatt hånd om, og de gjøres oppmerksom på viktige ting ved pågående oppgaver, så vel som ventende arbeid. Kommunikasjon bidrar til å forhindre misforståelser og forutse potensielle problemer.
Ansatte vet at alt er bra mens de er borte. I tillegg til å vite når noen skal ta seg fri, må den som tar over jobben få all den informasjonen som trengs for å kunne fortsette arbeidet. Dette samspillet mellom kolleger forbedrer dermed bånd og samarbeid i teamet.
En veggplanlegger er ofte en god idé for at alle ansatte skal kunne se når kollegene skal være borte. Denne typen oppslagstavle sørger for en veldig nyttig og visuell guide. En tavle som er tilgjengelig for alle, og hvor man kan henge opp flyttbare fargenotater, innebærer også at prioriteringer kan kommuniseres på en enkel og effektiv måte.
Til slutt, ved å omfavne organiseringsteknikker på arbeidsområdet, slik som fleksibel kontorutforming og introduksjon av samarbeid, oppfordres team til å jobbe sammen. Dette er en tilnærming som kan bli svært nyttig når man deler ut arbeid ved fremtidig fravær.
Tips 4: Sikre en smidig overlevering
Noen ganger er det viktig at noen andre tar over visse filer når en ansatt er borte. En smidig overlevering er avgjørende for å sikre at alle i teamet er fornøyde.
Det kan for eksempel arrangeres et overleveringsmøte med alle som skal ta over, hvor man går gjennom følgende:
- Foreliggende prosjekter
- Pågående arbeid
- Oppgaver som er essensielle å fullføre mens man er borte
Denne gruppediskusjonen kan følges opp med detaljerte skriftlige instruksjoner for hver handling. Ansatte må huske å dele viktige kontakter med kollegaene sine. Dette gjør det enkelt å finne informasjonen de trenger.
Til slutt bør man ikke overse fordelene ved å arrangere et oppfølgingsmøte når man er tilbake på jobb. Denne diskusjonen skal se på hva som er blitt gjort i feriefraværet. Det betyr også at det kan samles inn tilbakemeldinger om hva som er blitt oppnådd. Dette gir en smidig overlevering samtidig som man sikrer at arbeidet er blitt utført på en riktig måte.
Tips 5: Oppdater arbeidsdokumenter
Å organisere deg selv på jobb innebærer også at du kontinuerlig oppdaterer alle viktige dokumenter, inkludert:
- Aktivitetsrapporter
- Møteprotokoller
- Regneark
- Databaser
Noen kan melde seg frivillig til å holde disse dokumentene oppdatert mens kollegaen deres er borte. Den som er borte kan dermed komme tilbake på jobb med en avslappet følelse, vel vitende om at de bare trenger å se gjennom disse rapportene for å oppdatere seg på det de har gått glipp av mens de var borte. Å holde ting oppdatert sikrer også at arbeidet ikke blir avbrutt.
Personen som skal oppdatere dokumentene kan få opplæring i detaljer rundt prosjektene som den som skal på ferie jobber med. Vedkommende må være i stand til å besvare spørsmålene fra sine kolleger om nødvendig. Hvis noen bruker nettbaserte samarbeidsverktøy, er det viktig at de husker å dele tilgangen til filene sine med personen som skal ta over for dem.
Hvorfor organisere arbeidet ditt før du reiser bort? Som du kan se, er det viktig å organisere hver oppgave på en skikkelig måte før du reiser bort. Det betyr at den ansatte kan gi slipp og lade batteriene til fulle mens man er på ferie. Dette vil garantert påvirke produktiviteten og den mentale helsen deres. Det er derfor viktig at denne forberedelsen planlegges ordentlig, slik at folk kan reise på ferie med god følelse – særlig fordi det vil oppmuntre til en positiv og hyggelig opplevelse for alle i bedriften.
Ønsker du å hjelpe dine ansatte med å forberede seg før de drar? De 5 tipsene i denne artikkelen vil hjelpe dem med å organisere seg på en effektiv måte.
